Yedekte olan öğretim üyesinin jüriye katılması için kurul kararı gerekmez. Ancak yerine gelecek öğretim üyesi il dışındaki üniversiteden gelecekse, yolluk ve gündelik talep etmek için Anabilim Dalı aracılığı ile Enstitüye bildirilmesi ve görevlendirme yazısının çıkması sağlanır.